L’administratif, la bête noire de tous les adultes ! Quand les papiers s’accumulent, il devient difficile de s’y retrouver. Même si la dématérialisation des documents importants sauve de plus en plus la mise, certains papiers administratifs restent encore à conserver. Voici nos conseils pour faire du tri dans toute votre paperasse et ne plus jamais perdre vos courriers, factures et autres documents indispensables.
Jeter tous les documents qui peuvent l’être
On a tellement répété qu’il fallait conserver la plupart de ses documents, « juste au cas où », que les papiers administratifs débordent de tous les placards sans que l’on ose s’en séparer. Pour mettre de l’ordre, il vous faudra néanmoins renoncer à certains documents et prendre le temps de faire le tri.
Alors, reprenez tous vos documents un par un et classez-les. Tout ce qui peut être jeté disparaît à la poubelle ou dans un destructeur de papier ! Triez ensuite le reste par catégorie : loyer, achat, santé, travail, scolarité, impôts et tout ce qui s’en suit. Vous y verrez déjà plus clair !
Durée de conservation des documents
Pour savoir quels papiers peuvent être jetés, voici la durée de conservation des principaux documents administratifs :
- Carte grise de la voiture, facture d’achat d’objet de valeur, documents sur la propriété immobilière : pendant toute la durée de propriété
- Notes d’hôtel et de restaurant : 6 mois
- Certificat de ramonage, factures du téléphone et d’Internet, factures de déménagement, taxes d’habitations et taxes foncières, justificatifs de paiement d’un PV : 1 an
- Honoraires de médecin, relevés d’allocations familiales, papiers de crédit, papiers de sécurité sociale et de mutuelle, lettres de résiliation de contrat, avis de recouvrement des taxes foncières et d’habitation : 2 ans
- Déclaration de revenus et avis de redevance audiovisuelle : 3 ans
- Factures d’eau : 4 ans
- Quittances de loyers et charges locatives, justificatifs de paiement des pensions alimentaires, factures de gaz et d’électricité, attestations de paiement des impôts, contrat de location et état des lieux : 5 ans
- Relevés bancaires, talons de chéquier, bordereaux de versement, crédits immobilier, contrats d’assurance vie, documents concernant la vente d’un bien immobilier, décomptes de charges de copropriété : 10 ans
- Justificatifs de séjours à l’hôpital, quittances de paiement pour la réparation d’un dommage, factures de réparation de voiture, factures des travaux, reconnaissances et dettes civiles : 30 ans
- Livret de famille, livret militaire, diplômes universitaires, titres de propriété, testaments, donations, contrat de mariage, police d’assurance et preuves de leur résiliation, titres de propriété, testaments, donations, papiers pour la retraite, pension civile et militaire, carnet de santé, carte de groupe sanguin, certificat de vaccination, carte de sécurité sociale, dossiers médicaux, contrats de travail, fiches de paies, jugement de divorce, actes d’adoption : toute la vie
Investir dans du mobilier de rangement
Pour mettre de l’ordre dans vos documents, vous devez impérativement être organisé. Et, pour cela, rien de mieux que des accessoires et du mobilier de rangement. C’est donc le moment de faire le plein d’étagères et de meubles classeurs. Vous pouvez également vous équiper de range-magazines avec des porte-étiquettes, pour identifier rapidement le contenu de chaque tiroir.
Autre astuce ? Les pochettes et chemises de couleur différentes. Une pochette pour l’eau, pour les factures EDF, pour les impôts, pour les frais médicaux, etc. Le code couleur vous permettra ainsi de vous y retrouver plus rapidement. Sur votre bureau, n’oubliez pas aussi les fournitures de papeterie, comme les stylos, les trombones, les post-its et les surligneurs. Ils vous permettront d’annoter facilement certains de vos documents.
Vous l’aurez compris, pour ranger et classer vos documents importants, vous devez faire preuve de rigueur. Lorsque vous recevez du courrier, ne le laissez pas traîner plusieurs jours sur le bord de la table. Prenez plutôt le réflexe de l’ouvrir immédiatement et de ranger son contenu à l’endroit prévu à cet effet. Vous verrez, ces petits gestes quotidiens vous feront gagner un temps incroyable sur le long terme.